Administração de Projetos

Eu li diversos textos online referente como os projetos estão sendo executados hoje em dia, feitos por outros usuários no Linkedin, e textos publicados em outros sites da internet.  Projetos de processos de trabalho (Startup) e projetos de desenvolvimento de software.

Atualmente para trabalhar com administração de projetos, eu notei que a grande maioria das agências de emprego querem que as pessoas saibam utilizar o software Microsoft Project. Eu fiz o curso, ele é um software muito fácil de usar, por quem já tem prática de execução de projetos.   Apenas notei que nele existe alguns detalhes internos, e que um manual técnico ajuda a resolver, e melhorar a configuração de uso, e do  detalhamento de itens do projeto, no software.
Eu tenho muita experiência prática de projetos.  Eu já fiz vários projetos anos atrás, e eu conclui.  Era uma época em que esse software Microsoft Project não existia, ou pelo menos ele não era vendido aqui no Brasil.   Eu gostei desse software que usei no meu curso meses atrás.
Nas últimas semanas eu li diversos textos na internet, os quais não concordo com o teor.  

Eu acho errado:  a pessoa ter uma idéia, e logo ir executando um projeto, e logo ir abrindo uma empresa.  Fazer algo sem ter feito planejamento financeiro prévio.

Na época que meu Diretor me entregou projetos para realizar, não existia software nenhum para controlar os passos de execução de um projeto, isso era feito pessoalmente.  O acompanhamento do início ao fim era feito pessoalmente, e o controle de tudo o que era executado eu fazia usando era o Microsoft Excel. Vou informar o que eu fazia sempre, para administrar os meus projetos:
Primeiro passo  saber exatamente tudo o que o Diretor quer que seja feito e realizado dentro do projeto, conversando com o Diretor diretamente.
Segundo passo:  fazer o  levantamento dos dados, ou seja, saber exatamente tudo o que eu irei precisar utilizar dentro do projeto, para ele ser executado.
Terceiro passo:   fazer o orçamento em mais de 3 empresas, de todos os objetos que eu irei utilizar dentro do projeto.  Caso o projeto precise comprar hardware (equipamentos) ou software, tem que ser solicitado diretamente ao fabricante a ficha técnica completa de hardware e software, para poder ser feito uma análise, para se poder escolher qual é o melhor.
Quarto passo:  elaborar uma planilha em Microsoft Excel, detalhando todos os objetos que eu irei utilizar com todos os valores que foram orçados em anexo, e com o somatório total de tudo existente no projeto.
Quinto passo:  eu entregava essa planilha junto com todos os orçamentos recebidos, para o Diretor analisar, com calma, no tempo dele.
Sexto passo:  esquecia e esperava ele tomar a decisão dele.
Sétimo passo:  o Diretor me informava se ele iria executar o projeto no mês corrente, ou se ele iria agendar outro mês, ou outro ano, para ser realizado a execução do projeto.  

Conclusão:  O valor total do projeto é quem decide, quando será feito execução.

Eu já acompanhei e conclui diversos projetos, sozinha, e outros com ajuda de diversas empresas terceirizadas.

Projetos em andamento enfrentando a crise financeira no Brasil. Para se conseguir concluir, todos os gastos tem que ser bem controlados e bem administrados.

Saber o valor básico de algo, é primordial, antes de executar um projeto, porque durante a execução sempre aparece aquelas despesas surpresas, que não foram previstas anteriormente.  Algumas vezes um valor não orçado, atrapalha tudo.
Execução do Projeto:  Recebimento de dinheiro. Pagamento de despesas: tem que anotar no verso do documento referente o que foi aquela despesa, e “PAGO no dia (data de pagamento), no BANCO (nome do banco, nº agência bancária), RUBRICAR, e depois anexar o comprovante de pagamento(nota fiscal ou cupom fiscal (original e xerox), a ser usado para prestar conta   no setor de contabilidade, semanalmente, do dinheiro gasto.  Dessa forma,  quando se precisava de mais dinheiro para gastar no projeto, para comprar algo que faltou, eles autorizavam a liberação de mais money.  Isso era o que eu fazia sempre.    🙂
Conclusão do Projeto:  Tem que olhar quanto foi o dinheiro inicial (base do projeto), e calcular quanto foi o dinheiro total gasto até a conclusão do projeto, e calcular a diferença, para poder analisar qual foi a margem de gasto (Análise: O total gasto foi dentro do orçamento?  Ou você extrapolou, e gastou demais? ), isso tem que ser obtido após a conclusão total do projeto.  Você tem que saber.
Minha experiência de trabalho com projetos é prática, teoria tenho pouco.  Essa parte téorica de administrar projetos, eu ainda pretendo terminar de estudar.
Por Ana Mercedes Gauna (02/10/2015)

https://anagauna.wordpress.com  |   https://about.me/anagauna

Senior System Analist | Webmaster | DBA | CCNA2 | ERP | Management

Rio de Janeiro/RJ – Brazil – 27 anos de experiência profissional (CLT)

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