Guia: Tempo de guarda de documentos

Há alguns anos atrás, a legislação em vigor quanto ao tempo de guarda de documentos, se referia somente aos documentos em papel, mas aos poucos a legislação foi se atualizando e se adaptando ao meio digital, e atualmente o tempo de guarda de documentos em papel, abrange também documentos em meio digital, ou seja, a pessoa fêz o IMPOSTO DE RENDA usando o programa da Receita Federal, após o envio das informações online, tem que se fazer o backup dos arquivos que contém as informações, e manter o backup gravado em midia: cd-rom ou dvd, etc, durante o tempo de guarda da informação mencionado na legislação em vigor. Idem para os programas de Contabilidade, Folha de Pagamento, SEFIP, Caixa Conectividade Social (FGTS/INSS),  PIS-EMPRESA, CAGED, etc.

http://www.guiatrabalhista.com.br/guia/guarda_documentos.htm

http://www.praticacontabil.com.br/pessoal/tempo_docs.htm

http://www.fiscosoft.com.br/guardafenacon.pdf

http://www.maph.com.br/guarda%20documentos.pdf

Documentos: Guarda com prazo indeterminado

Livro diário (onde estão registradas todas as operações diárias de uma empresa), Ficha Patrimonial de Bens, (relação do que pertence aos sócios), Livro Razão, Contrato de Trabalho RAIS.

– Documentos que fazem parte de algum processo judicial ou fiscal em andamento devem ser guardados até a decisão da justiça, Livro de Inspeção do Trabalho, e aqueles que comprovem o tempo de serviço de empregados, ex-empregados, tais como a RAIS fica, ou livro de registro de empregados, e devem ser arquivados por prazo indeterminado.

Obs.: Contra o menores de 18 anos não ocorre prescrição.

O que fazer quando a empresa perde um documento?

Nestes casos não adianta ficar desesperado. A melhor atitude a tomar é fazer um anúncio com a declaração de extravio em um jornal que tenha uma grande tiragem. Simultaneamente comunicar à Receita Federal, à Junta Comercial, à Prefeitura da Cidade, ou em qualquer órgão que tenha interesse pelo documentos perdido de Delegacia Regional do Trabalho.

Por Ana Mercedes Gauna (14/08/2011)

https://about.me/anagauna

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